Étude de cas (Intensum) : Mettre en œuvre une plateforme mondiale pendant une pandémie

Isabelle Badoux, Head of Global Treasury Operations, Systems and Treasury Transformation, Sanofi 

Sanofi s'engage à accompagner ses bénéficiaires dans leurs défis de santé. Nous sommes une entreprise biopharmaceutique mondiale axée sur la santé humaine. Nous prévenons les maladies avec des vaccins, proposons des traitements innovants pour combattre la douleur et soulager la souffrance. Nous soutenons les quelques personnes qui souffrent de maladies rares et les millions de personnes souffrant de maladies chroniques à long terme. Avec plus de 100 000 personnes dans 100 pays, Sanofi transforme l'innovation scientifique en solutions de santé dans le monde entier. L'engagement de Sanofi en matière d'innovation s'étend non seulement à ses solutions de santé, mais également à ses processus internes. En 2017, Sanofi a lancé un projet phare pour mettre en place un ERP global à l'échelle du groupe et fournir une plateforme intégrée pour soutenir ses ambitions opérationnelles et stratégiques. Parallèlement, Sanofi a également lancé un programme de transformation de trésorerie. Isabelle Badoux, Head of Global Treasury Operations, Systems and Treasury Transformation de Sanofi, décrit l'impact de ce projet sur la trésorerie et les facteurs qui ont contribué à son succès.

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Contexte du projet

Sanofi a une fonction de trésorerie sophistiquée, mais pour suivre le rythme de nos responsabilités et ambitions croissantes,

il était nécessaire de mettre à niveau notre infrastructure de systèmes. Cette mise à niveau est motivée par un besoin : développer un système pour plusieurs parties prenantes, offrant une meilleure visibilité en temps réel sur les données, une meilleure collaboration et une meilleure flexibilité.

En 2017, la décision a été prise au niveau du groupe de mettre en place une instance globale d'ERP SAP basée sur la nouvelle technologie S/4HANA. Cela nous permet de rationaliser les processus et les données de trésorerie et de mettre en œuvre les meilleures pratiques de trésorerie basées sur SAP Treasury, entièrement intégré à la finance. Le projet a été lancé en tant que programme pluriannuel, avec une série de phases de projet. Les processus de trésorerie ont été déployés parallèlement à la mise en œuvre de l'ERP, à partir de juillet 2018, et la solution de trésorerie de base complète a été déployée en septembre 2020.

« INTENSUM nous a aidés à tirer le meilleur parti des fonctionnalités de trésorerie fournies dans SAP »

S'adapter à la nouvelle réalité​

Compte tenu du calendrier, la mise en œuvre de la trésorerie a inévitablement été remise en cause par la pandémie de COVID-19. Nous sommes passés en télétravail juste avant de commencer un programme de formation pour prendre en charge les tests d'acceptation des utilisateurs. Heureusement, Sanofi était bien équipé pour prendre en charge le travail à distance. Nous nous sommes rapidement adaptés au nouvel environnement en mettant en place de plus petites sessions de formation dispensées via des plateformes de télécommunication. Les tests d'acceptation des utilisateurs étaient plus difficiles lorsqu’ils ne pouvaient pas travailler ensemble aussi facilement que sur site, mais nous avons surmonté cela avec des scripts de test détaillés et des salles d'assistance virtuelles, avec des personnes disponibles en ligne, toute la journée et tout au long de cette période pour répondre aux requêtes des utilisateurs.

Nos utilisateurs ont brillamment relevé le défi d’adoption d’un système nouveau et inconnu pendant le travail à distance, et nous avons travaillé dur pour leur fournir l'assistance dont ils avaient besoin. Alors que dans des circonstances normales, ils auraient pu expérimenter et explorer comment l’utilisation de ce nouveau système, la démarche s’est révélée beaucoup plus difficile dans un environnement de travail à distance. Il s’agissait d’un énorme défi car nous ne pouvions pas gérer une exécution parallèle entre nos systèmes de trésorerie hérités et SAP.

Tirer parti des avantages d'un environnement technologique intégré

L'expérience du passage à un seul ERP, qui fournit à la fois un environnement intégré au sein et au-delà de la trésorerie, représente un changement majeur pour notre entreprise, et ce, à plusieurs niveaux :

L'intégration. En éliminant la plupart de nos systèmes auxiliaires, nous avons réduit le nombre d'interfaces et sommes devenus directement intégrés à la finance.

La rationalisation des processus. Auparavant, les processus tels qu'un rapprochement de trésorerie et de comptabilité étaient séparés, avec des différences considérables ; aujourd'hui, il s'agit d'un processus unique basé sur les mêmes données de base.

La liquidité. La liquidité est beaucoup plus facile à gérer, avec une visibilité précise et en temps opportun sur notre situation de trésorerie actuelle et prévue sur une base de groupe.

Gestion de l'exposition aux devises. Dans le cadre de l'ancien processus, nous devions rassembler manuellement les expositions aux devises de l'ensemble de l'entreprise. Nous avons désormais une position agrégée des expositions à travers les entités, avec des transactions automatisées pour rationaliser la gestion des risques de change. Il s'agit d'une amélioration considérable que nous souhaitons étendre davantage à mesure que des entités supplémentaires migrent vers la nouvelle plateforme SAP.

Connectivité bancaire. Il s'agissait d'une priorité importante pour Sanofi, compte tenu des volumes quotidiens élevés réglés via SWIFT. Nous avons mis en place une connectivité SWIFT directe par SAP via SWIFT Alliance Access (c'est-à-dire sans l'utilisation d'un bureau de service), permettant un traitement direct efficace et sécurisé, tout en restant indépendant des banques et des fournisseurs.

S'adapter au changement

Malgré les avantages, il faut du temps pour s'habituer à une nouvelle expérience utilisateur consistant à opérer sur un système unique à l'échelle du groupe dans la trésorerie. Nous travaillons beaucoup plus en collaboration, à la fois au sein des équipes de trésorerie et plus largement au sein de l'entreprise.

Nous changeons également notre façon de communiquer, avec désormais une source unique de vérité accessible à tous les utilisateurs concernés, afin que nous puissions passer notre temps à discuter et à analyser, et à prendre des décisions plus éclairées. Les utilisateurs se comprennent mieux et comprennent également comment les tâches et les activités qu'ils effectuent contribuent à l'entreprise au sens large.

Pour mieux contrôler les mises à niveau et devenir plus agiles dans l'adoption de nouvelles fonctionnalités, nous travaillons avec SAP pour étendre ses capacités « dow port » à la trésorerie, afin que nous puissions adopter de nouvelles fonctionnalités sans avoir besoin d'une mise à niveau complète.

Planifier le nouvel avenir du travail

Au cours des deux à trois prochaines années, nous allons migrer les entités restantes de Sanofi vers SAP. Nous déploierons également notre modèle de base dans notre activité de santé grand public, en lui fournissant la technologie et les ressources nécessaires pour qu'elle puisse fonctionner comme une entité autonome au sein du groupe.

Maintenant que le modèle de base est en place, les déploiements futurs seront plus simples et intégrés au déploiement de l'ERP central. Cela permettra à la trésorerie de redevenir une petite équipe agile, concentrée sur l'optimisation notre utilisation de SAP pour remplir nos responsabilités spécifiques en matière de trésorerie et de gestion des risques, et gérer les relations bancaires et la connectivité.

Dans une perspective d'avenir, nous planifions notre futur modèle de travail, basé sur le télétravail structuré. Nous nous attendons à ce que les gens travaillent à distance au moins deux jours par semaine, nous privilégions donc la numérisation et l'automatisation, ainsi que des solutions basées sur le cloud pour prendre en charge ce modèle.

Partage d'expériences

Même face à une pandémie, notre migration vers SAP a été un succès important pour la trésorerie et l'entreprise au sens large. Plusieurs raisons expliquent ce succès :

Des ressources dédiées au projet. Certaines trésoreries planifient leurs projets de mise en œuvre technologique en partant du principe que leur équipe de trésorerie travaillera à temps partiel sur le projet parallèlement à leurs responsabilités quotidiennes. En revanche, nous avons mis en place une équipe de projet dédiée, dotée des compétences et du personnel adéquats. Cela s'est avéré essentiel pour gérer les exigences du projet sans impacter nos activités de trésorerie normales.

L’adoption du changement et de bonnes pratiques. Il peut être tentant d'essayer de reproduire les processus et les structures de données existants sous leur forme actuelle, plutôt que d'exploiter les capacités d'un nouveau système. Il peut devenir préjudiciable de tenter de « forcer » le système à fonctionner d'une manière pour laquelle il n'est pas conçu, tout en ignorant les opportunités potentielles d'amélioration des processus et d'adoption de meilleures pratiques.

Choisir le bon partenaire de mise en œuvre. Alors que notre intention était de conserver les compétences et l'expérience du projet en interne, ce que nous avons réussi à faire, nous avons également reconnu la valeur de l'engagement d'une expertise spécialisée pour nous soutenir. Nous avions un partenaire consultant travaillant sur la migration SAP au niveau du groupe, mais nous avons également obtenu un support de conseil spécialisé en trésorerie SAP, INTENSUM, qui nous a aidés à surmonter les obstacles, à challenger SAP et à tirer le meilleur parti des fonctionnalités de trésorerie fournies dans SAP.